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A importância da conversa

Se, por um lado, saber dialogar abre portas no ambiente profissional e se faz necessário para trabalhadores de todos os tipos; por outro, os que não dominam essa competência podem paralisar o próprio crescimento na carreira

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postado em 15/01/2017 11:19 / atualizado em 17/01/2017 13:00

Gabriela Studart
 

Comunicação: estratégia de sobrevivência

A comunicação é um superpoder do mundo profissional: com essa habilidade, é possível alcançar objetivos e ver portas se abrirem. Muito mais do que transmitir e receber mensagens, trata-se do pontapé inicial para a boa realização de demandas e projetos, contratos e negociações, resolução de conflitos e inovações. Usar mal as oportunidades de diálogo interfere na carreira e tende a causar improdutividade, desmotivação, atritos e desorganização no ambiente de trabalho. Segundo Marcos Gross, diretor da empresa de palestras e coaching MCGross, um bom processo de comunicação não envolve apenas falar bem ou saber se apresentar a grandes públicos. “O que define essa habilidade é ouvir atentamente, discernir o momento certo de falar e só então dizer”, observa.


Mestre em linguagem e comunicação pela Universidade Metodista de São Paulo (Umesp), Gross elenca três hábitos que todo profissional deve implementar para evitar falhas de entendimento entre a mensagem transmitida e a entendida (o denominado ruído): ouvir, ser preciso nas palavras e dar feedback. Ser muito genérico está entre as principais falhas cometidas no universo corporativo. “Se você pedir para alguém imaginar um círculo, o individuo pode pensar nessa figura de várias formas: vermelho, amarelo, pequeno, grande, com borda pontilhada.... Se for específico e solicitar que a pessoa visualize um círculo azul de 20 centímetros de diâmetro e com a borda preta, ela enxergará exatamente o que você falou”, exemplifica.


Esse tipo de especificação é importante na hora de negociações, seja em acordos milionários, seja em compromissos cotidianos. “O combinado não sai caro” é uma máxima que os profissionais devem adotar, segundo a psicóloga, coach e professora de oratória da Fundação Getulio Vargas (FGV) Isabel Stepanski. “Às vezes, a outra parte dá o melhor dela, mas na direção errada. Então é preciso definir o que é esperado e se certificar de que houve entendimento”, afirma.

 

Ana Rayssa

 

Para Marina Almeida, 35 anos, comunicar-se é um desafio constante. “Sempre fui tímida, calada. Falo pouco, observo e ouço muito”, conta a bancária da Caixa Econômica Federal. Ela revela que se fechou no trabalho também com medo de ser mal interpretada. “Eu tinha a ideia de que, se eu fosse simpática e conversasse, os outros achariam que eu estava usando isso  para alcançar meu objetivo de ocupar cargo gerencial, sendo que quero conseguir isso por minha capacidade e inteligência”, conta.


Quando percebeu que vencer essa barreira é necessário para avançar na carreira, a contadora buscou aconselhamento de uma coach, que a incentivou a melhorar as habilidades de conversa, por meio de livros, curso de oratória e aulas de teatro. “Ainda escuto que sou muito séria. Por isso, desejo continuar esse processo de mudança”, conclui.


Convencimento

De acordo com Álvaro Fernando, autor do livro Comunicação e persuasão — O poder do diálogo, o ato de persuadir é importante nas relações interpessoais, porém não se trata de manipulação. A persuasão, citada por ele, é formada por sinceridade, honestidade e transparência. “Quando você se casa com essas três palavras, torna-se a pessoa mais persuasiva que existe. Mostra quem é, suas escolhas e interesses. Traz segurança para aqueles que estão ao seu redor”, conclui. É preciso lembrar que o posicionamento, a fala e as respostas aos questionamentos dos profissionais ao seu redor podem mudar o ambiente de trabalho. Um funcionário comunicativo ouve com atenção e disposição, incentiva a participação por meio de elogios e feedbacks, comunica com palavras precisas e se certifica de que foi entendido.

Papo informal
O diálogo une a equipe e alinha ações. “Time sem entrosamento não otimiza recursos nem inova”, diz Álvaro Fernando, autor do livro Comunicação e persuasão. Ele alerta, porém, que os papos não podem se alongar demais durante o expediente. A psicóloga, coach e professora Isabel Stepanski recomenda cuidado com os assuntos. “Interações casuais, que não têm a ver com o trabalho, melhoram o clima, mas é preciso achar ocasiões adequadas para isso, como durante almoços ou café”, observa. “Já num momento de descontração, assuntos de trabalho devem ser evitados: um feedback pode ser levado para o lado pessoal. É importante trazer isso não num papo aleatório, mas numa reunião.

 

Eu, chefe

 

Gabriela Studart

 

Saber disseminar informações da forma correta se torna ainda mais importante quando se ocupa cargos de chefia. “Comunicação não é somente o que se fala ou escreve, mas aquilo que o outro entende. Se o gestor não tem clareza e objetividade ao se comunicar, não será compreendido pela equipe, prejudicará os serviços e abalará o planejamento da empresa”, afirma o consultor Marcos Gross. Ele recomenda que o chefe use uma linguagem de acordo com o repertório cultural do ouvinte. “Há três níveis em uma empresa: o estratégico (diretores), o tático (coordenadores, supervisores ou gerentes) e o operacional (base da empresa). O líder precisa se adaptar à realidade do público a que se dirige para se fazer entendido”, pontua. Psicóloga, coach e professora de oratória na FGV, Isabel Stepanski aconselha que gestores fiquem atentos ao modo de falar, no tom e nas palavras usadas. “Líderes não precisam ser temidos, mas, sim, respeitados. Cuidado ao falar, clareza, objetividade e assertividade devem compor a comunicação do líder”, sugere.


A falta de diálogo prejudicou o ambiente de trabalho de Ronald Caselli, 36 anos, consultor de qualidade em uma empresa de tecnologia da informação. “Aconteceram atrasos na entrega de produtos para clientes porque a pessoa que faz a etapa anterior não informou que o serviço poderia ser feito. Era algo simples, só mandar um e-mail para que o outro setor prosseguisse”, lembra o graduado em administração. Para evitar problemas do tipo, Ronald fez um curso de atualização em gestão e liderança de equipes na FGV, criou procedimentos para renovar a comunicação organizacional, periodicamente promove reuniões e treinamentos, utilizou a intranet para comunicados pontuais e implementou o hábito de os setores sempre relatarem como está o andamento do trabalho em grupos de WhatsApp e e-mail.


“A questão é comunicar. Não importa como: é necessário garantir que todos estejam atualizados e conectados”, conta ele, que é responsável pela implementação das normas de padronização de serviço ou produto ISO 9001 na companhia. “Hoje sei que uma empresa sem comunicação não prospera”, conclui. 

 

Potencialize-se

 

Álvaro Fernando é graduado em direito e, há 25 anos, escolheu criar trilhas sonoras para filmes e comerciais. Por trabalhar com algo abstrato — a criação de músicas a partir de ideias que diretores mencionam vagamente —, desenvolveu a habilidade de falar e ouvir e compartilha os conhecimentos adquiridos em mais de 6 mil reuniões no livro Comunicação e persuasão — O poder do diálogo, em que apresenta quatro habilidades para potencializar a interação com outras pessoas.

 

» Universo compartilhado: o profissional deve entender que a história e as situações vividas pelo ouvinte podem mudar o sentido do que foi dito. “As palavras são imprecisas, e é preciso tomar cuidado com as expressões e garantir que a outra parte entendeu o que você falou”, analisa Álvaro Fernando.

» Estar presente: o dia a dia atarefado dificulta conversas de qualidade, por isso você precisa estar totalmente atento aos diálogos. “Um líder que não ouve a equipe e não está 100% com os funcionários provoca um efeito de desmotivação”, exemplifica. Quem se dedica ao momento é visto como atraente profissionalmente e é lembrado em várias oportunidades.

» Saber brincar: essa habilidade não trata de contar piadas nem fazer gracinhas, mas, sim, de tratar de forma mais leve assuntos urgentes e difíceis. Quando algo sai do controle, manter o bom humor e a tranquilidade motiva a equipe e abre espaço para a criatividade e a inovação. “Pessoas rígidas são mais difíceis nessas horas, pois deprimem a equipe e exalam estresse.”

» Mochila de opiniões: o termo é uma metáfora dos princípios e ideias de uma pessoa, que podem trazer inflexibilidade. Ao conversar, é preciso tirar sua mochila e estar disposto a ouvir os outros sem rebater ou com a intenção de vencer a discussão. “Quando não concordar com algo, pergunte como a pessoa chegou àquela conclusão”, indica o autor.

 

Três perguntas para

 

P   G Comunicação Integrada/Divulgação
Sulamita Mendes, especialista em comunicação pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUC-PR), doutoranda em psicologia social pela Universidade Argentina John F. Kennedy e professora do Centro Europeu

Como ter uma boa comunicação mesmo quando as opiniões são diferentes?
É necessário ter respeito. Então, é preciso escutar o outro sem pensar em uma resposta ou como debater o argumento, entendendo que as pessoas são diferentes. Aliado a isso, é imprescindível a noção de que você não sabe tudo. Isso é o diálogo verdadeiro.

O que caracteriza uma comunicação agressiva?

O termo comunicação de raiva não é reconhecido, mas é uma expressão que uso para contrapor à comunicação não violenta (CNV). A comunicação agressiva ocorre quando a pessoa não se importa em se relacionar com o outro, em criar empatia e fluidez para que os dois indivíduos do diálogo ganhem e se entendam. Ela acontece quando a pessoa se preocupa consigo mesma e não com o outro. Claro que todos se preocupam consigo, mas, quando percebemos que estamos em comunidade, vemos que precisamos trabalhar em grupo.  Dividir é o futuro dos negócios e, para que isso aconteça, é preciso aprender a se comunicar.

Muitas empresas usam grupos no WhatsApp. Assim, erros de interpretação se tornam mais comuns, pois, às vezes, não é possível saber o tom do discurso. Como evitar essas falhas de interpretação?
O WhatsApp é uma ferramenta maravilhosa, mas ainda é algo novo, a que precisamos nos acostumar. No âmbito profissional e nos grupos de mensagem instantânea, é preciso seguir códigos. Por exemplo, não digitar tudo em caixa alta, porque parece que a pessoa está gritando. Além disso, esse meio de comunicação deve ser usado moderadamente e não substituir todos os demais. Se alguém se sentiu ofendido por uma conversa no grupo, precisa procurar o “ofensor” pessoalmente e resolver a situação. Também é de bom tom usar o grupo para a finalidade que foi criado: corporativa. Nada de mandar mensagens de bom dia, boa tarde ou boa noite, nem compartilhar correntes.

 

Esforço recompensado

 

Gabriela Studart
 

 

Bruna Valenzuela (foto, ao centro), 33 anos, fonoaudióloga e uma das gestoras da clínica de psiquiatria e fonoaudiologia Integrar Cognitiva, adotou medidas para melhorar o diálogo com a equipe. “Em outras empresas em que trabalhei, percebi que o maior problema era a falha na comunicação. Quando cheguei aqui, vi que não havia o hábito da conversa, tanto entre colegas quanto entre líder e subordinados”, lembra. A mineira de Belo Horizonte ingressou na empresa para clinicar, porém a habilidade para a conversa a ajudou a conquistar um cargo de gestão. “Propus um manual de normas e procedimentos. Meu esforço é para que a conversa flua em todos os ambientes”, diz. Hoje, a equipe, de 43 pessoas, usa grupos de WhatsApp e e-mails, além da interação frente a frente. No fim de 2016, por exemplo, a fonoaudióloga teve uma reunião individual com cada empregado para recapitular os objetivos da empresa e os procedimentos.

 

Leia

 

Detone: você em alta performance nos momentos decisivos
Autores: Eduardo Adas, Sabrina Mello, Rogerio Chequer e Tatiana Vial; Editora: Matrix, 160 páginas; R$ 32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Comunicação e persuasão —  poder do diálogo
Autores: Álvaro Fernando;
Editora: DVS Editora; 140 páginas; R$ 35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Estagiária sob supervisão de Ana Paula Lisboa