Os inscritos no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), incluindo todos os órgãos da administração pública direta e indireta e ainda empregadores urbanos e rurais, devem ficar atentos, pois são obrigados a entregar a relação. Se for perdido o prazo, serão aplicadas multas.
O ministério esclarece que os empregadores domésticos não precisam entregar a Rais, pois não têm CNPJ.
A Rais é encaminhada somente pela internet. Para isso, deve ser utilizado um programa gerador de arquivos chamado RAIS - GDRais2015, disponível em http://www.rais.gov.br, onde também há um manual para o esclarecimento de dúvidas. O empregador não pode se esquecer de imprimir o recibo de entrega até cinco dias úteis após o envio dos formulários.
Além dos dados completos de cada estabelecimento, incluindo filiais e correlatas, é necessário repassar as informações pessoais e contratuais de todos os tipos de funcionários, mesmo os já desligados ao longo de 2015. As exceções são os estagiários, diretores sem vínculo empregatício e empregados domésticos, entre outros.
Se não houver empregados vinculados ao CNPJ, deve ser entregue uma Rais Negativa. Microempreendedores Individuais que não tenham tido empregados no ano passado estão isentos.
Criada em 1975, a Rais é um dos principais instrumentos usados pelo governo para a coleta de dados sobre o trabalho fomal. As informações servem para o controle da atividade trabalhista no país e a elaboração de estatísticas sobre o mercado de trabalho.
Os dados são utilizados também como subsídio por outros órgãos do governo, como é o caso do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome, que utiliza a Rais para o cruzamento de dados sobre beneficiários do programa Bolsa Família, com o objetivo de evitar fraudes.
As informações da Rais são aplicadas ainda no controle de registros ligado à Previdência, como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e dos sistemas de arrecadação e benefícios previdenciários. Por isso, a não entrega da Rais prejudica o empregado, que fica impedido de receber qualquer abono salarial a que tiver direito, como o PIS-Pasep.