O decreto da presidenta Dilma Rousseff que convoca a Conapir também estabelece que a conferência será presidida pela ministra da Secretaria de Políticas de Promoção da Igualdade Racial da Presidência da República (Seppir), Luiza Bairros, e, em sua ausência ou impedimento, pela secretária executiva, Lucy Góes.
Os estados e o Distrito Federal devem convocar suas respectivas etapas da 3; Conapir até o dia 30 de agosto. O decreto presidencial também autoriza que sejam feitas conferências municipais ou regionais.
Na próxima sexta-feira (19), vai ocorrer em Salvador o seminário Representação Política e Enfrentamento ao Racismo, sob a organização da Seppir. Para participar, basta enviar nome, telefone e órgão ou entidade para o e-mail . O evento será transmitido em tempo real na página web e terá como palestrantes a filósofa Marilena Chauí e a deputada federal Luiza Erundina (PSB-SP). A ministra da Seppir participa da abertura.
Até maio, serão feitos mais quatro seminários: Trabalho e Desenvolvimento: Capacitação Técnica, Emprego e População Negra, no dia 26, no Recife; Desenvolvimento e Mulher Negra, em São Paulo, no dia 7 de maio; Territórios Tradicionais Negros: Desenvolvimento e Enfrentamento ao Racismo, no dia 17 de maio, em Belém; e Oportunidades para a Juventude Negra, no dia 24 de maio, em Porto Alegre.
O regimento interno da 3; Conapir será aprovado pelo Conselho Nacional de Promoção da Igualdade Racial, que tem 22 representantes de órgãos do governo federal e 22 representantes da sociedade civil organizada, e depois editado por portaria da ministra. A da conferência ocorreu em junho de 2009.