postado em 29/04/2013 11:13
Na hora de tomar decisões sobre os rumos da empresa, é comum que empreendedores reúnam a equipe a fim de obter a opinião de todas as partes interessadas de forma democrática. O problema é que nem sempre esses encontros são produtivos. Palpites fora de hora, participantes que desviam o foco da discussão e assuntos recorrentes comprometem a eficácia das reuniões.;O que faz uma reunião mal-sucedida é a falta de foco e de objetividade dos participantes;, afirma Carlos Alberto Ferreira Jr., presidente do Conselho Regional de Administração do Distrito Federal (CRA/DF). Segundo ele, encontros sem temas de discussão bem definidos prolongam os debates, que acabam por não chegar a lugar algum. ;A falta de planejamento estende a conversa e dá brecha para comentários pouco úteis;, explica.
E planejar reuniões vai além de marcá-las com os funcionários em um determinado horário e local. ;A reunião começa bem antes, lá na organização;, comenta a vice-presidente da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-Nacional), Elaine Saad. Explicar por e-mail a data do encontro, o assunto a ser discutido e as ações que devem ser tomadas em busca de soluções deixa os participantes mais bem informados. ;Dessa forma, o profissional já sabe o que deve trazer para a conversa;, coloca Elaine.
Outro cuidado que o gestor deve ter é o de não convocar encontros inúteis. ;Existem decisões que a chefia pode tomar sem a necessidade de interromper o horário de trabalho para reunir toda a equipe. Nesse tipo de situação, e-mails são suficientes;, afirma Carlos Alberto Ferreira Jr. Para ele, esses encontros devem servir para momentos em que determinados profissionais precisam ser ouvidos para que algum rumo da empresa seja definido. ;Eles devem ser dedicados à tomada de decisões, em situações quando a chefia precisa falar e ser ouvida pelos envolvidos diretamente;, diz. Encontros com participantes demais podem tirar o foco tanto da chefia quanto dos demais presentes. ;A partir dos assuntos a serem discutidos, o organizador já pode ver quem deve ser chamado ou não;, afirma Ferreira Jr. Quem não tem relação com o tópico ou não tem capacidade para tomar decisões naquela área deve ficar de fora.
Porém, para Elaine Saad, alguns membros da empresa não envolvidos diretamente com a pauta podem participar da conversa por questões organizacionais, como presidentes e diretores. ;São pessoas que têm alguma ligação mais forte com a companhia e possuem habilidade para ajudar nas tomadas de decisões.;
Torre de Babel
Marcado o encontro, funcionários e líderes precisam saber defender pontos de vista de forma clara e objetiva, sem perder o foco. Isso é um desafio tanto para quem media as conversas quanto para os participantes. ;Uma ideia é colocar todos os pontos de discussão em algum quadro ou cartaz, de modo que fiquem visíveis a todos, para organizar o debate;, sugere Christian Barbosa, CEO da empresa de consultoria Triad PS. Outra dica do especialista é que todos vejam quanto tempo cada pessoa está utilizando para expor seu ponto de vista. ;Colocar um relógio com contagem regressiva no centro da mesa, por exemplo, ajuda a controlar o tempo do discurso;, afirma.
Enquanto há aqueles que se excedem, falar demais não faz o perfil de Daniela Soares, 35 anos, que trabalha como auxiliar de departamento pessoal da Cobras Contabilidade. Tímida, ela evita se expor com veemência nas reuniões, mas sabe o momento certo de dar opinião. ;Quando tenho dúvida, dificuldades ou me sinto sob pressão demais, falo sem medo;, conta. Daniela tenta aproveitar o fato de ser quieta para transformá-lo em qualidade durante os encontros. ;Falando menos, eu consigo entender melhor o que está sendo dito e compreendo os objetivos da reunião;, comenta.
Para Horizon de Almeida, diretor-geral da empresa de contabilidade, lidar com pessoas com características diferentes é um dos maiores desafios de quem organiza reuniões. ;Além de ter sempre alguém que fala muito e outro que é mais calado, cada pessoa tem um interesse diferente em relação aos assuntos;, comenta. Segundo ele, o espírito de equipe tem de ser fortalecido para que esses encontros tenham êxito. ;É preciso haver espírito de solidariedade entre funcionários, chefes e colegas.;
Preparação
Ter consciência daquilo que se diz durante o debate é fundamental para evitar enrolações e demora. Para isso, é bom que o profissional se prepare bem antes de iniciar a reunião. ;Se o funcionário estudou o assunto, ele naturalmente vai saber quando e como falar;, garante Elaine Saad. O bom senso e a auto-observação devem guiar a maneira como o participante fala. ;Mesmo em encontros mais informais, é fundamental que se sigam regras básicas, como evitar palavrões ou elevar o tom de voz;, explica.
Deixar o ambiente mais informal pode funcionar para reuniões que não definem mudanças radicais na cultura da empresa. Encontros festivos e até mesmo fora do ambiente de trabalho são saídas para algumas companhias, mas nem sempre evitar o excesso de formalidade da reunião é positivo. ;É preciso que haja cautela com esse tipo de encontro, para não perder tempo, além dos custos envolvidos em jantares e deslocamentos;, afirma Christian Barbosa. Na empresa de consultoria ambiental Geo Lógica, Cristiano Goulart lança mão de reuniões sem maiores formalidades quando o assunto é de interesse interno e não leva a grandes mudanças na empresa. ;Uma conversa mais informal evita a tensão, que torna o convívio ruim;, comenta.
Uma boa dica para pensar em como estruturar a reunião é ver como a própria empresa se compõe. Ao saber qual setor será diretamente atingido, fica mais fácil escolher quais serão os participantes e os tópicos a serem abordados. Na empresa de consultoria ambiental, as reuniões são marcadas com uma semana de antecedência, para que todos possam fazer comentários ou sugerir assuntos à pauta. ;Com a reunião marcada, estimulamos a duração e quanto cada um deve falar;, afirma o diretor comercial da empresa, Cristiano Goulart. Segundo ele, debates alheios à programação são cortados, mas há exceções. ;Assuntos correlacionados ao tema eu costumo deixar correr um pouco, porque mostram exemplos que podem trazer soluções;, diz.