postado em 20/04/2015 10:15
Sobrecarga quando se aproxima a data de entrega de tarefas, falhas na qualidade, estouro de prazos, estresse e tensão durante o expediente são situações comuns no seu ambiente de trabalho? Se a resposta for positiva, atenção: o motivo pode ser mais comum do que se pensa e atender pelo nome de procrastinação. ;Procrastinar faz parte da natureza humana. O problema é quando as pessoas a tornam um hábito;, avalia o especialista em produtividade Christian Barbosa, CEO da consultoria Triad Productivity Solutions. A empresa realizou a pesquisa O que as pessoas mais adiam no dia a dia e descobriu que 97,4% dos participantes admitem postergar tarefas da rotina com regularidade, sendo que 13% deixa atividades de trabalho para depois, mais de um quarto atrasa tarefas pessoais, e seis em cada 10 entrevistados no estudo atrasam ações de ambos os tipos.As causas são variadas. ;Complexidade da tarefa, necessidade de um longo tempo para executá-la, ter outras atribuições, desorganização, falta de prazer com a atividade e preguiça são fatores que levam as pessoas a deixarem de fazer o que devem e levam à dispersão;, explica Barbosa. Aparecem, então, os vilões da produtividade, com destaque para a internet e seus atrativos. ;Redes sociais e e-mails, WhatsApp e outros comunicadores instantâneos, jogos e sites de conteúdos sem relação com o trabalho trazem interrupções frequentes e desconcentração;, lista o CEO.
Entre os participantes da pesquisa, 38% são gestores. Os ocupantes de cargos de comando estão atentos aos efeitos da procrastinação nas empresas, como atrasos, aumento de horas extras, prazos e custos, além de estresse e insatisfação das equipes. Chistian Barbosa indica que os chefes utilizem estratégias em conjunto para combater a postergação, como dividir as tarefas em partes menores, ajudar no planejamento prévio das atividades, acompanhar de perto a execução, oferecer capacitação em gestão do tempo e explicar a dimensão dos danos causados pela postergação, entre outras medidas.
Liderança
Acompanhamento regular das equipes, organização, planejamento e disciplina são armas de Leonardo Queiroz, 39 anos, contra a enrolação no cotidiano corporativo. Diretor comercial da TIM na região Centro-Oeste desde 2012, ele atua em cargos de liderança há 17 anos e adotou medidas simples e efetivas contra a procrastinação. ;Faço uma lista de tarefas com a minha equipe no método PDCA (plan, do, check, act ; planejar, executar, verificar, agir), em que acompanho o andamento das atividades semanalmente;, conta. ;Muitas demandas são deixadas para depois por falta de prazer na execução, mas todo trabalho tem partes mais maçantes e, quanto antes forem finalizadas, mais tempo sobre para outras atividades;, explica Leonardo. Segundo o diretor, além de deter o controle das operações e precisar ser exemplo para os demais, o profissional em cargo de liderança deve tomar decisões fundamentadas com rapidez e ensinar a equipe a fazer o mesmo. ;Quanto maior o nível hierárquico de quem procrastina, pior para a empresa, que pode ficar paralisada dependendo das resoluções de uma única pessoa.;
Gerente de planejamento operacional da empresa de telefonia no Centro-Oeste, Marcela Jacob faz parte da equipe de Leonardo e trata o tema com atenção e naturalidade. ;O controle estrito por meio de técnicas específicas direciona todas as atividades para a busca por resultados. Não sobra espaço para postergar;, afirma. Adepta de longa data de métodos de gestão do tempo, ela utiliza tanto o PDCA quanto o princípio de Eisenhower (que prioriza tarefas por urgência e importância) e atesta que investir na organização funciona. ;Percebi que entender a própria rotina e dar preferência a etapas primordiais ajuda muito na vida profissional e pessoal. A ordenação me faz focar, produzir mais e melhor. Como reduz o estresse, torna o ambiente no trabalho mais aprazível e melhora a qualidade de vida;, enumera.
O coaching e consultor empresarial Scher Soares concorda com a efetividade das medidas adotadas por Leonardo Queiroz. ;O dia dos profissionais é muito atribulado, então muita gente acaba se afogando em meio às tarefas. Sem uma lista de prioridades, atividades urgentes podem acabar postergadas. Deve haver um alinhamento claro entre gestor e equipe para gerar engajamento nos propósitos estabelecidos;, analisa. O acompanhamento, a cobrança e o feedback do gestor são importantes nesse processo ao realçarem a presença de um superior, a importância dos prazos e as consequências da postergação. ;O ser humano repete padrões e procrastina no trabalho e em outras áreas da vida. Muitos gestores se acostumam à situação, e postergar vira hábito e, infelizmente, entra para a cultura da companhia;, aponta Scher.
Mudança
Para criar equipes de alta performance, as lideranças precisam abandonar a enrolação e difundir a conscientização sobre os impactos dela. ;Trata-se de um comportamento limitante de uma cultura que impede a empresa de vivenciar o pleno potencial;, avalia Vânia Faria, diretora executiva da consultoria em desenvolvimento pessoal e organizacional Evolução Humana, que coloca como aceitável uma perda de até 10% do tempo disponível com a postergação. Aspectos emocionais que trazem atrasos não devem ser ignorados. ;A liderança precisa conhecer e estar próxima da equipe. Saber o momento e a história dos integrantes, os sonhos, os objetivos e os ideais de vida de cada um evita que as pessoas apenas passem o tempo na empresa;, pondera a especialista. Iniciativas como a elaboração de planos de ação e de desenvolvimento de carreira com cada membro, oferecer treinamento e capacitação e dar feedbacks são algumas dicas para envolver o colaborador com os projetos da empresa e reforçar a relação com o empregador. ;Essa atenção faz com que o profissional busque motivação para crescer com a organização e construir um futuro melhor para ambos.;
A secretária Lindaura Silva, 61 anos, trabalha na Eletrobras Eletronuclear há 9 e procurou um curso de administração do tempo para aprimorar a atuação ante às múltiplas tarefas que a carreira exige. ;A quantidade de coisas para fazer é grande e faz parecer que temos pouco tempo dar conta de tudo. Achei importante procurar esse conhecimento para organizar melhor as demandas, focar nas atividades mais relevantes e fazer o trabalho mais bem feito;, recorda.
O interesse em se capacitar para fazer um serviço melhor foi recompensado quando surgiu uma vaga melhor dentro da empresa. ;Já estava me preparando para essa oportunidade, e a formação extra colaborou para conquistá-la. Aprendi a me concentrar mais, planejo melhor as atividades e ganhei mais eficiência ao aprender a encadear a execução de tarefas semelhantes;, aponta Lindaura, que passou de secretaria de gerência para desempenhar a função numa das superintendências da estatal.
Capacite-se
Quem precisa aprender a se organizar pode participar do workshop de gestão do tempo com a coach Adriana Marques, oferecido pela Escola Mulher de Negócio. Vai ser na próxima quarta-feira (22), das 18h30 às 22h30, no Coacing Club (SHIS, QI 5, Edifício Hangar 5, Sala 7 ; ao lado do Gilberto Salomão). O curso custa R$ 130, e as inscrições podem ser feitas no site www.mulherdenegocio. com/workshop-gestao-do-tempo. Vagas limitadas.
Avalie sua equipe
Num cargo de gestão, nem sempre é fácil identificar o quanto os subordinados enrolam. Aproveite para fazer o teste e perceber indícios de procrastinação. Responda às questões considerando que:
1- discordo totalmente
2 - discordo em grande parte
3- mais discordo que concordo
3 - mais concordo que discordo
5 - concordo em grande parte
6 - concordo totalmente
Necessito cobrar frequentemente questões que meu time deveria entregar naturalmente
1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 5( ) 6( )
Se não houver supervisão alta da minha parte, algumas tarefas importantes deixam de ser realizadas
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A maioria dos projetos ou tarefas da minha área é entregue atrasada ou em cima da hora
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As prioridades da minha área estão definidas e há clareza em relação ao que deve ser entregue, mas, ainda assim, há constante necessidade de forte acompanhamento para fazer as coisas acontecerem
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Se cobrar a execução das atividades é uma tarefa que me aborrece, tendo a esperar para ver o que acontece
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Minha equipe trabalha em um ambiente com alta probabilidade de dispersão e distração
1( ) 2( ) 3( ) 4( ) 5( ) 6( )
Meu time tem muita dificuldade de realizar
tarefas entediantes
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Percebo forte volume de conversas paralelas, navegação em redes sociais e uso de smartphone no ambiente de trabalho por parte da equipe
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Diagnóstico
Revise as sentenças acima e analise as respostas para formar uma percepção inicial a respeito do contexto da equipe. Some o total de pontos das oito questões. Localize-se na escala abaixo:
8 a 18 ; indícios de procrastinação: baixos
Parabéns, você tem uma situação sob controle. Você implementou uma gestão adequada, e a equipe não é prejudicada por postergações fora do comum. Fique atento à cultura do time e preste atenção à quaisquer sinais de mudança de postura.
19 a 28 ; indícios de procrastinação: leves
Atenção. Indícios de proscrastinação nessa faixa são considerados sintomas de risco de piora do quadro. Você precisa checar se houve alteração no padrão de comportamento e postura do grupo em função de algum novo elemento (como um novo integrante, excesso de trabalho ou falta de reconhecimento).
29 a 35 ; indícios de procrastinação: moderados
Cuidado. Indícios de procrastinação nesse nível atestam risco alto de perda de controle em relação à produtividade. Elabore um diagnóstico dos principais pontos de ocorrência de procrastinação e atue nas causas com a adoção de medidas corretivas, de incentivo ou desenvolvimento.
36 a 45 ; indícios de procrastinação: altos
Alerta. Um indício de procrastinação nesse nível precisa ser resolvido com urgência. Elabore, preferencialmente com a equipe, um plano de ação. Identifique se há alguma causa raiz de forte impacto e verifique se existe chance ou não de reversão de comportamento.
46 a 48 ; indícios de procrastinação: proibitivos
Alerta máximo. Provavelmente você tem problemas de produtividade, de resultados e de gestão. Sua área e sua liderança estão sob ameaça. Reúna a equipe, cheque o nível de consciência coletiva quanto a existência, risco e causas da procrastinação e comece um trabalho diligente de plano de ação.
Fonte: Scher Soares