Nos mais diversos ambientes de trabalho ; de escritórios a indústrias ;, é comum enxergar pessoas atarefadas. Mas, nem sempre, as atividades executadas são úteis e produtivas. Na lista dos vilões que atrapalham o uso eficiente do período gasto na firma, entram distrações ; como as redes sociais ; e atividades demandadas pelas companhias que poderiam ser eliminadas ou simplificadas. Para utilizar bem a carga horária dos funcionários, segundo especialistas, é preciso colaboração dos dois lados.
;A administração do tempo tem um impacto gigantesco na produtividade e se torna essencial num contexto em que temos que entregar cada vez mais com menos. Um dos ativos mais valiosos é o tempo, que, diferentemente de outros recursos, é finito e irrecuperável;, explica Ricardo Jucá. Sócio da consultoria de educação corporativa Atingire e autor de A pirâmide do fazer acontecer (Editora Papirus 7 Mares, 272 páginas, R$ 54,90), ele observa que ;só é possível maximizar a produtividade gerindo bem o tempo.;
Por causa da importância desse recurso, uma das conclusões de estudo da consultoria McKinsey é de que as organizações devem parar de deixar o gerenciamento do tempo a cargo dos funcionários e tratá-lo como assunto estratégico. A pesquisa entrevistou 1,5 mil executivos globalmente, apurou que 91% deles desperdiçam tempo e descobriu que somente 9% estão muito satisfeitos com a forma como as horas na empresa são alocadas.
O administrador e pós-graduado em finanças corporativas Antônio Carlos Soares, 41 anos, CEO da Runrun.it (sistema de gestão de tarefas, tempo e desempenho), observa que ;40% do tempo é, de fato, gasto com o que os empregados foram contratados para fazer ; o resto se perde no entorno do trabalho, lendo e-mails, participando de reuniões, agregando informações para relatórios;;, diz.
;É importante ter um bom sistema de gestão de tempo, sem o qual as pessoas estão sujeitas à redução da produtividade, ao aumento do estresse e à necessidade de mais horas de trabalho;, endossa a organizadora profissional Tamara Myles.
;A cada dia temos redução de funcionários, mas o trabalho só aumenta; algumas organizações são muito burocráticas e tornam a execução de tarefas complicada. Simplificar processos, ter reuniões focadas com pauta e com hora para terminar, e eliminar relatórios desnecessários são medidas essenciais;, orienta a coach de executivos Cyndia Bressan, coordenadora do MBA em gestão de pessoas por competências, indicadores e resultados do Instituto de Pós-Graduação e Graduação (Ipog).
A psicóloga organizacional indica vilões da produtividade que só podem ser impedidos pelos profissionais. ;A maior ladra do tempo, hoje em dia, é a tecnologia: Facebook, WhatsApp... Outro problema está em quem não consegue passar muito tempo quieto e logo sai para tomar um cafezinho, e em quem tem habilidades sociais exacerbadas;, afirma. ;O funcionário precisa saber se controlar, mas as empresas precisam engajá-los a trabalharem focados.;
"A administração do tempo tem um impacto gigantesco na produtividade e se torna essencial num contexto em que temos que entregar cada vez mais com menos. Um dos ativos mais valiosos disponíveis é o tempo, que, diferentemente de outros recursos, é finito e irrecuperável;
Ricardo Jucá, especialista em liderança e gestão da mudança
Três perguntas para / Tamara Schwambach Kano Myles
Tamara Schwambach Kano Myles,
Brasileira, a organizadora profissional mora nos Estados Unidos e é autora do livro Produtividade máxima.
Qual é a relação entre gestão do tempo e produtividade?
Produtividade é o que resulta quando existem uma boa administração de tempo e sistemas de organização adequados. Não temos controle sobre o tempo. Ele simplesmente passa. Todos temos a mesma quantidade à disposição. Mas podemos gerenciar nossas escolhas. Todos temos mais itens em nossa lista de tarefas do que tempo para realizá-los. Compreender o que não fazer e a que pedidos precisamos dizer ;não; é tão importante quanto saber o que fazer.
Todas as pessoas podem assumir o controle do tempo?
A capacidade de organização e o gerenciamento do tempo são habilidades que exigem prática. A boa notícia é que todos podemos desenvolvê-los. Quem quer aumentar a produtividade deve trabalhar com sistemas que funcionem e sejam fáceis de aplicar e manter, além de desenvolver habilidades de organização espacial e eletrônica e de gerenciamento do tempo.
Que fatores levam alguém a descumprir um prazo?
O perfeccionismo, a multitarefa (o costume de executar mais de uma tarefa ao mesmo tempo), a procrastinação, as interrupções, a dificuldade de encontrar as coisas e a demora nas tomadas de decisão são bons exemplos de fatores dispersores.
Mudanças na prática
Marilene Moura, gerente de RH dos Supermercados Comper, explica que a gerência percebeu que nem tudo que os empregados faziam era proveitoso. A partir daí, implementou mudanças. ;Automatizamos processos e eliminamos tarefas que gastavam tempo e não eram necessárias;, conta. No setor de padaria, por exemplo, o cliente passou a se servir. Também há estímulos para que os funcionários trabalhem focados. ;No atendimento, existe bônus monetário. Quanto mais registra mercadorias e atende pessoas, mais o empregado ganha. Isso ajudou porque o quadro passou a dar mais importância a fazer o trabalho com agilidade e a melhorar a produtividade;, percebe Marilene. ;Eles têm consciência de que não há como estar ligado a outras atividades, como redes sociais. Por isso, no intervalo, existe uma sala em que podem usar computador.;
Supervisores ficam responsáveis por garantir que o que é prioridade para a empresa seja difundido. ;Todo mundo fica ciente dos objetivos, e cada setor tem um responsável que sabe definir o que é urgente para cada dia.; Especialista em liderança e gestão da mudança por Harvard e executive coach, Ricardo Jucá garante que um dos passos para que os funcionários invistam tempo no que é estratégico para a companhia é deixar claras as metas da instituição. ;Elas têm que ser de conhecimento comum em todos os níveis ; inclusive no operacional ; para direcionar os esforços de forma produtiva;, diz.
Foco único
O profissional multitarefa parece ser o sonho de muitas organizações, que estabelecem a expectativa de que o funcionário acumule várias funções. Na prática, a tentativa de executar diversas ações de uma vez compromete a produtividade. É o que demonstra pesquisa da Universidade de Utah que revela que só 2,5% das pessoas são capazes de conciliar mais de uma atividade por vez. ;A capacidade de realizar tarefas em conjunto existe. O complicado é ter excelência nelas. O trabalho de qualidade exige foco;, define Cyndia Bressan.
Entre amigos e colegas, a engenheira ambiental Cléia Nunes, 31 anos, é famosa por conseguir administrar bem o tempo. Afinal, ela é técnica de laboratório no Hospital Veterinário da Universidade de Brasília (UnB) e presta consultoria em construções sustentáveis. Não bastassem os dois empregos, ela é conselheira do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Distrito Federal (Crea/DF), é síndica do condomínio onde mora, comanda um ministério de música numa paróquia e ainda arruma espaço na agenda para o marido e os amigos.
À primeira vista, Cléia é multitarefa, mas ela diz se concentrar em uma atividade por vez e se organizar. ;Foco em uma coisa só para conseguir produzir mais. No trabalho, faço checklists, elenco o que é urgente e vou concluindo;, revela. ;O tempo é um vilão se não formos espertos para aprender a usá-lo bem. Até uma conversa ou atividades menos importantes ; mas que também são trabalho ; podem tirar o foco. Então, é importante priorizar.;
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Publicação: 09/08/2015 04:00
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Produtividade máxima: como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente
Autora: Tamara Schwambach Kano Myles / Editora Sextante / 192 páginas / R$ 29,90
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