Comunicação: estratégia de sobrevivência
A comunicação é um superpoder do mundo profissional: com essa habilidade, é possível alcançar objetivos e ver portas se abrirem. Muito mais do que transmitir e receber mensagens, trata-se do pontapé inicial para a boa realização de demandas e projetos, contratos e negociações, resolução de conflitos e inovações. Usar mal as oportunidades de diálogo interfere na carreira e tende a causar improdutividade, desmotivação, atritos e desorganização no ambiente de trabalho. Segundo Marcos Gross, diretor da empresa de palestras e coaching MCGross, um bom processo de comunicação não envolve apenas falar bem ou saber se apresentar a grandes públicos. ;O que define essa habilidade é ouvir atentamente, discernir o momento certo de falar e só então dizer;, observa.
Mestre em linguagem e comunicação pela Universidade Metodista de São Paulo (Umesp), Gross elenca três hábitos que todo profissional deve implementar para evitar falhas de entendimento entre a mensagem transmitida e a entendida (o denominado ruído): ouvir, ser preciso nas palavras e dar feedback. Ser muito genérico está entre as principais falhas cometidas no universo corporativo. ;Se você pedir para alguém imaginar um círculo, o individuo pode pensar nessa figura de várias formas: vermelho, amarelo, pequeno, grande, com borda pontilhada.... Se for específico e solicitar que a pessoa visualize um círculo azul de 20 centímetros de diâmetro e com a borda preta, ela enxergará exatamente o que você falou;, exemplifica.
Esse tipo de especificação é importante na hora de negociações, seja em acordos milionários, seja em compromissos cotidianos. ;O combinado não sai caro; é uma máxima que os profissionais devem adotar, segundo a psicóloga, coach e professora de oratória da Fundação Getulio Vargas (FGV) Isabel Stepanski. ;Às vezes, a outra parte dá o melhor dela, mas na direção errada. Então é preciso definir o que é esperado e se certificar de que houve entendimento;, afirma.
Para Marina Almeida, 35 anos, comunicar-se é um desafio constante. ;Sempre fui tímida, calada. Falo pouco, observo e ouço muito;, conta a bancária da Caixa Econômica Federal. Ela revela que se fechou no trabalho também com medo de ser mal interpretada. ;Eu tinha a ideia de que, se eu fosse simpática e conversasse, os outros achariam que eu estava usando isso para alcançar meu objetivo de ocupar cargo gerencial, sendo que quero conseguir isso por minha capacidade e inteligência;, conta.
Quando percebeu que vencer essa barreira é necessário para avançar na carreira, a contadora buscou aconselhamento de uma coach, que a incentivou a melhorar as habilidades de conversa, por meio de livros, curso de oratória e aulas de teatro. ;Ainda escuto que sou muito séria. Por isso, desejo continuar esse processo de mudança;, conclui.
Convencimento
De acordo com Álvaro Fernando, autor do livro Comunicação e persuasão ; O poder do diálogo, o ato de persuadir é importante nas relações interpessoais, porém não se trata de manipulação. A persuasão, citada por ele, é formada por sinceridade, honestidade e transparência. ;Quando você se casa com essas três palavras, torna-se a pessoa mais persuasiva que existe. Mostra quem é, suas escolhas e interesses. Traz segurança para aqueles que estão ao seu redor;, conclui. É preciso lembrar que o posicionamento, a fala e as respostas aos questionamentos dos profissionais ao seu redor podem mudar o ambiente de trabalho. Um funcionário comunicativo ouve com atenção e disposição, incentiva a participação por meio de elogios e feedbacks, comunica com palavras precisas e se certifica de que foi entendido.
Papo informal
O diálogo une a equipe e alinha ações. ;Time sem entrosamento não otimiza recursos nem inova;, diz Álvaro Fernando, autor do livro Comunicação e persuasão. Ele alerta, porém, que os papos não podem se alongar demais durante o expediente. A psicóloga, coach e professora Isabel Stepanski recomenda cuidado com os assuntos. ;Interações casuais, que não têm a ver com o trabalho, melhoram o clima, mas é preciso achar ocasiões adequadas para isso, como durante almoços ou café;, observa. ;Já num momento de descontração, assuntos de trabalho devem ser evitados: um feedback pode ser levado para o lado pessoal. É importante trazer isso não num papo aleatório, mas numa reunião.
Eu, chefe
Saber disseminar informações da forma correta se torna ainda mais importante quando se ocupa cargos de chefia. ;Comunicação não é somente o que se fala ou escreve, mas aquilo que o outro entende. Se o gestor não tem clareza e objetividade ao se comunicar, não será compreendido pela equipe, prejudicará os serviços e abalará o planejamento da empresa;, afirma o consultor Marcos Gross. Ele recomenda que o chefe use uma linguagem de acordo com o repertório cultural do ouvinte. ;Há três níveis em uma empresa: o estratégico (diretores), o tático (coordenadores, supervisores ou gerentes) e o operacional (base da empresa). O líder precisa se adaptar à realidade do público a que se dirige para se fazer entendido;, pontua. Psicóloga, coach e professora de oratória na FGV, Isabel Stepanski aconselha que gestores fiquem atentos ao modo de falar, no tom e nas palavras usadas. ;Líderes não precisam ser temidos, mas, sim, respeitados. Cuidado ao falar, clareza, objetividade e assertividade devem compor a comunicação do líder;, sugere.
A falta de diálogo prejudicou o ambiente de trabalho de Ronald Caselli, 36 anos, consultor de qualidade em uma empresa de tecnologia da informação. ;Aconteceram atrasos na entrega de produtos para clientes porque a pessoa que faz a etapa anterior não informou que o serviço poderia ser feito. Era algo simples, só mandar um e-mail para que o outro setor prosseguisse;, lembra o graduado em administração. Para evitar problemas do tipo, Ronald fez um curso de atualização em gestão e liderança de equipes na FGV, criou procedimentos para renovar a comunicação organizacional, periodicamente promove reuniões e treinamentos, utilizou a intranet para comunicados pontuais e implementou o hábito de os setores sempre relatarem como está o andamento do trabalho em grupos de WhatsApp e e-mail.
;A questão é comunicar. Não importa como: é necessário garantir que todos estejam atualizados e conectados;, conta ele, que é responsável pela implementação das normas de padronização de serviço ou produto ISO 9001 na companhia. ;Hoje sei que uma empresa sem comunicação não prospera;, conclui.
Potencialize-se
Álvaro Fernando é graduado em direito e, há 25 anos, escolheu criar trilhas sonoras para filmes e comerciais. Por trabalhar com algo abstrato ; a criação de músicas a partir de ideias que diretores mencionam vagamente ;, desenvolveu a habilidade de falar e ouvir e compartilha os conhecimentos adquiridos em mais de 6 mil reuniões no livro Comunicação e persuasão ; O poder do diálogo, em que apresenta quatro habilidades para potencializar a interação com outras pessoas.
; Universo compartilhado: o profissional deve entender que a história e as situações vividas pelo ouvinte podem mudar o sentido do que foi dito. ;As palavras são imprecisas, e é preciso tomar cuidado com as expressões e garantir que a outra parte entendeu o que você falou;, analisa Álvaro Fernando.
; Estar presente: o dia a dia atarefado dificulta conversas de qualidade, por isso você precisa estar totalmente atento aos diálogos. ;Um líder que não ouve a equipe e não está 100% com os funcionários provoca um efeito de desmotivação;, exemplifica. Quem se dedica ao momento é visto como atraente profissionalmente e é lembrado em várias oportunidades.
; Saber brincar: essa habilidade não trata de contar piadas nem fazer gracinhas, mas, sim, de tratar de forma mais leve assuntos urgentes e difíceis. Quando algo sai do controle, manter o bom humor e a tranquilidade motiva a equipe e abre espaço para a criatividade e a inovação. ;Pessoas rígidas são mais difíceis nessas horas, pois deprimem a equipe e exalam estresse.;
; Mochila de opiniões: o termo é uma metáfora dos princípios e ideias de uma pessoa, que podem trazer inflexibilidade. Ao conversar, é preciso tirar sua mochila e estar disposto a ouvir os outros sem rebater ou com a intenção de vencer a discussão. ;Quando não concordar com algo, pergunte como a pessoa chegou àquela conclusão;, indica o autor.
Três perguntas para
Sulamita Mendes, especialista em comunicação pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUC-PR), doutoranda em psicologia social pela Universidade Argentina John F. Kennedy e professora do Centro Europeu
Como ter uma boa comunicação mesmo quando as opiniões são diferentes?
É necessário ter respeito. Então, é preciso escutar o outro sem pensar em uma resposta ou como debater o argumento, entendendo que as pessoas são diferentes. Aliado a isso, é imprescindível a noção de que você não sabe tudo. Isso é o diálogo verdadeiro.
O que caracteriza uma comunicação agressiva?
O termo comunicação de raiva não é reconhecido, mas é uma expressão que uso para contrapor à comunicação não violenta (CNV). A comunicação agressiva ocorre quando a pessoa não se importa em se relacionar com o outro, em criar empatia e fluidez para que os dois indivíduos do diálogo ganhem e se entendam. Ela acontece quando a pessoa se preocupa consigo mesma e não com o outro. Claro que todos se preocupam consigo, mas, quando percebemos que estamos em comunidade, vemos que precisamos trabalhar em grupo. Dividir é o futuro dos negócios e, para que isso aconteça, é preciso aprender a se comunicar.
Muitas empresas usam grupos no WhatsApp. Assim, erros de interpretação se tornam mais comuns, pois, às vezes, não é possível saber o tom do discurso. Como evitar essas falhas de interpretação?
O WhatsApp é uma ferramenta maravilhosa, mas ainda é algo novo, a que precisamos nos acostumar. No âmbito profissional e nos grupos de mensagem instantânea, é preciso seguir códigos. Por exemplo, não digitar tudo em caixa alta, porque parece que a pessoa está gritando. Além disso, esse meio de comunicação deve ser usado moderadamente e não substituir todos os demais. Se alguém se sentiu ofendido por uma conversa no grupo, precisa procurar o ;ofensor; pessoalmente e resolver a situação. Também é de bom tom usar o grupo para a finalidade que foi criado: corporativa. Nada de mandar mensagens de bom dia, boa tarde ou boa noite, nem compartilhar correntes.
Esforço recompensado
Bruna Valenzuela (foto, ao centro), 33 anos, fonoaudióloga e uma das gestoras da clínica de psiquiatria e fonoaudiologia Integrar Cognitiva, adotou medidas para melhorar o diálogo com a equipe. ;Em outras empresas em que trabalhei, percebi que o maior problema era a falha na comunicação. Quando cheguei aqui, vi que não havia o hábito da conversa, tanto entre colegas quanto entre líder e subordinados;, lembra. A mineira de Belo Horizonte ingressou na empresa para clinicar, porém a habilidade para a conversa a ajudou a conquistar um cargo de gestão. ;Propus um manual de normas e procedimentos. Meu esforço é para que a conversa flua em todos os ambientes;, diz. Hoje, a equipe, de 43 pessoas, usa grupos de WhatsApp e e-mails, além da interação frente a frente. No fim de 2016, por exemplo, a fonoaudióloga teve uma reunião individual com cada empregado para recapitular os objetivos da empresa e os procedimentos.
Leia
Detone: você em alta performance nos momentos decisivos
Autores: Eduardo Adas, Sabrina Mello, Rogerio Chequer e Tatiana Vial; Editora: Matrix, 160 páginas; R$ 32
Comunicação e persuasão ; poder do diálogo
Autores: Álvaro Fernando;
Editora: DVS Editora; 140 páginas; R$ 35
* Estagiária sob supervisão de Ana Paula Lisboa