Guiar, treinar e supervisionar a equipe, dar feedback, estabelecer metas, delegar tarefas, padronizar condutas e comportamentos no ambiente corporativo, executar projetos... Essas são apenas algumas das atribuições de chefes. Soma-se a essa lista uma série de tarefas relacionadas a trâmites e processos internos. Líderes gastam momentos preciosos mexendo com papelada e documentação, enquanto poderiam gerar mais resultados se pudessem se dedicar às atividades prioritárias de um cargo de gestão. A conclusão é de pesquisa da consultoria em negócios Luzio Strategy Group, segundo a qual, gestores gastam 55% do tempo com questões burocráticas. ;O resultado do levantamento é um alerta às empresas, que devem simplificar ao máximo processos e metodologias tanto para permitir que gestores possam se dedicar a projetos que fortaleçam as companhias quanto para reduzir custos (necessidade urgente devido à crise econômica), agilizar a resposta ao mercado e possibilitar a criação de produtos relevantes;, observa Fernando Luzio, presidente do conselho de administração do Luzio Strategy Group.
Professor de estratégia empresarial do MBA da Universidade de São Paulo (USP), ele admite, no entanto, que não há como fugir totalmente da burocracia. ;O aumento da complexidade dos processos é tendência em qualquer organização em crescimento. Isso ocorre em qualquer país onde as empresas procurem níveis superiores de profissionalização da gestão;, declara. Luiz Wever, CEO da consultoria Odgers Berndtson Brasil, ressalta que a burocracia é inerente a posições de chefia. ;Para exercer um cargo de liderança e poder participar estrategicamente do negócio, a pessoa tem que ter competências relacionadas ao dia a dia do negócio. Isso inclui lidar com apresentações, planilhas e relatórios;, afirma. Segundo Wever, que é administrador de empresas, o nível de emaranhamento nos processos varia de acordo com a firma. ;Cada lugar tem um perfil, então há organizações mais burocráticas e outras que dão mais autonomia para os funcionários usarem a criatividade;, diz.
De acordo com Renato César Santezo Baptista, coordenador do curso de administração da Universidade Católica de Brasília (UCB), uma forma de diminuir a quantidade de funções burocráticas a serem ocupadas pelo gestor é repassar algumas delas para subordinados. ;Pode-se delegar algumas dessas tarefas, principalmente as menos importantes e complexas.; Baptista destaca, porém, em primeiro lugar, a importância de especificar por escrito quais funções foram repassadas ao subalterno para ficar clara a atribuição de cada um. Em segundo lugar, deixa um alerta: o chefe continua sendo responsável por aquela atribuição, o subalterno será apenas corresponsável. ;Ou seja, não é simplesmente ;passar a bola; para alguém;, diz.
Palavra de especialista
Formalismo excessivo?
O termo ;burocracia; surgiu no início do século 20 com o sociólogo alemão Max Weber e tornou-se conhecido nos principais países desenvolvidos a partir do término da Segunda Guerra Mundial, quando escritos dele foram traduzidos para o inglês. Apesar de normalmente o termo ser utilizado de forma pejorativa, sendo associado a excesso de papéis e de rotinas pouco produtivas, na realidade isso é uma distorção, e não a burocracia propriamente dita. Ela tem lados positivos em uma empresa, tais como: precisão em definição e operação dos cargos; padronização de rotinas e procedimentos; constância nas decisões tomadas pelos chefes, gerando confiabilidade perante clientes, fornecedores etc. Em contrapartida, o excesso de burocracia tem lados negativos, gerando papelada desnecessária, excesso de formalismo e apego aos regulamentos aliado a uma resistência à mudança. Assim, os processos da empresa devem ser simplificados, racionalizados e otimizados, visando à modernização e à eficiência das organizações.
Renato César Santezo Baptista, coordenador do curso de administração da Universidade Católica de Brasília (UCB)
Reduza a papelada em sete passos
Confira dicas de Fernando Luzio para diminuir o tempo gasto com questões burocráticas se você ocupa um cargo de gestão:
1. Reveja as metodologias usadas na empresa;
2. Implemente programas de otimização de processos;
3. Revise normas e procedimentos;
4. Automatize atividades operacionais repetitivas;
5. Padronize processos frequentes que tomam tempo;
6. Aprimore os métodos de gestão do conhecimento para reduzir o tempo de procura por ferramentas aplicadas no passado que podem ser úteis no presente;
7. Examine o modelo de negócios da empresa em busca de alternativas de inovação estratégica, subtraindo atividades não mais relevantes, adicionando outras novas e melhorando as que devem permanecer.
Depoimentos
Tudo é questão de gestão
Para Renata Monnerat, 42 anos, gerente de Marketing do Brasília Shopping há 18 anos, no dia a dia, é impossível fugir da burocracia, que é uma parte importante da atividade. ;Existem atribuições indissociáveis ao dia a dia, mas elas não podem nortear a rotina nem engessar a prática criativa tão fundamental em todas as funções do universo corporativo;, diz. Ela percebe que a gestão das tarefas faz parte das funções de qualquer chefe. ;O tempo e a conduta são flexíveis conforme a necessidade de atenção de cada demanda. Eu tento priorizar a parte burocrática logo que chego ao trabalho.; Isso porque, de acordo com ela, no início do expediente, há menos distrações. ;Outro hábito é delegar. Cada membro da minha equipe tem responsabilidades e eles podem tocar muitos assuntos com bastante autonomia e, quando chegam a mim, estão numa fase mais objetiva e conclusiva;, afirma.
Agilizar o trabalho
Diretor da Caixa de Assistência dos Advogados do DF (CAA/DF), entidade sem fins lucrativos, e coordenador nacional das caixas de assistência dos advogados, Ricardo Alexandre Peres, 41 anos, se orgulha da desburocratização que conseguiu alcançar na instituição. ;Temos controle sobre 1 milhão de advogados e os dependentes deles, mas, por meio da sintonia da equipe, reduzimos muito os níveis de burocracia;, relata. Ele explica que a fórmula para o sucesso está na liberdade dada aos funcionários e na confiança adquirida. ;A gente não tem hierarquia. Cada um sabe o que tem que fazer e, como eles estão familiarizados com os processos, tudo flui muito rapidamente e a gente confia um no outro;, diz. ;Vejo que é preciso ainda aceitar que haverá erros. Muitas vezes, a burocracia é grande porque os gestores querem que tudo saia perfeito, mas, se for assim, nada sai do papel. Então, quando tem alguma falha, a gente ajusta e continua;, completa.
*Estagiária sob supervisão de Ana Paula Lisboa