Saiba como se adaptar às reuniões virtuais na quarentena

Com a pandemia, videoconferências passam a fazer parte da rotina. Deslizes podem manchar sua imagem e complicar o encontro on-line. Confira dicas para melhorar sua reputação e ter produtividade nesses momentos

Correio Braziliense

postado em 18/05/2020 10:00

Videoconferências, transmissões, aulas on-line, lives, encontros virtuais e outras atividades que exigem a exibição da própria imagem por meio da internet se tornam parte da rotina, substituindo muito do que era feito cara a cara antes da pandemia de covid-19. Do mesmo modo que a maior parte das pessoas não estava acostumada com o home office, em geral, a maioria não era habituada a precisar gravar ou transmitir vídeos no dia a dia do trabalho.

 

 

Estes são momentos de adaptação, e gafes acabam acontecendo, seja do erro básico de esquecer o microfone ligado quando não está falando, enchendo a conversa on-line de ruídos desnecessários, seja usar uma roupa inadequada, colocar a câmera num ângulo que não favorece, por exemplo, de baixo para cima ou cortando parte do rosto… Algumas das confusões até viralizaram nas redes sociais de tão cômicas, como o caso da moça que esqueceu que o vídeo estava ligado e usou o banheiro durante uma conferência.

Também virou motivo de piada na internet o senhor que, a pedido de uma colega, se afastou da câmera do celular, mas acabou caindo da cadeira. Além disso, trabalhando em casa, há mais chances de ser interrompido (por animais de estimação, filhos ou outras pessoas) ou de acontecerem problemas técnicos, como queda de energia, conexão de internet ruim ou computador travando. Todas questões que podem prejudicar a sua imagem ou atrapalhar sua reunião em vídeo.

Problema técnico

No caso da nutricionista Rebeca Ramos Sousa, 27 anos, a baixa velocidade da internet tem sido um problema do home office. “Preciso participar de videoconferências, mas tem sido muito difícil por causa da internet lenta. É complicado conectar e, quando consigo, a qualidade da imagem é ruim e trava bastante”, relata ela, que trabalha numa clínica.

“O trabalho é afetado: não consigo manter o mesmo nível de produtividade de uma reunião presencial”, percebe. No entanto, ela compreende que as videoconferências são a melhor alternativa. Para esses momentos, sempre toma o cuidado de vestir roupas sociais. Rebeca participa de encontros on-line com chefes e pacientes. Quando a conexão não colabora, precisa tentar em outros dias. A nutricionista também conta que não há como garantir que não seja interrompida em casa durante as chamadas.

Quando interrupções atrapalham

Alanah Ahmed Lopes, 22 anos, é graduada em direito, mora em Planaltina (DF) e trabalha como atendente de call center numa editora. Atualmente, está em home office. A jovem também enfrenta desafios técnicos durante reuniões virtuais. “A maior dificuldade que eu vejo nas videoconferências é quando a câmera trava ou o som falha e a informação não chega completamente. Nesses momentos, precisamos intervir e solicitar que quem estava falando repita o que disse”, comenta.

“Essa intervenção costuma causar um pouco de caos na reunião, pois todos começam a falar ao mesmo tempo, e isso resulta em um grande ruído para entendermos o que estava sendo dito”, diz a atendente. Alanah precisa das reuniões para receber orientações de supervisores, além de manter contato com colegas de trabalho. Para lidar com os problemas de ruído, ela e os outros membros da reunião precisam esperar ou solicitar silêncio para que a videoconferência possa prosseguir de maneira ordenada.

Já no caso de erros na conexão de internet, o jeito é esperar que a rede se normalize e pedir para quem estava com a palavra repetir o que havia sido dito. Para as reuniões virtuais, tanto ela quanto os outros participantes procuram ficar centralizados na câmera. O dress code já era mais relaxado mesmo quando trabalhava presencialmente. Então, a jovem pode ficar à vontade com relação à vestimenta.

Tendência veio para ficar

Apesar das dificuldades de adaptação enfrentadas por muitos trabalhadores, o home office pode acabar se tornando mais frequente e utilizado pelas empresas após o período de isolamento que está imposto atualmente. Se o teletrabalho se torna mais comum, o mesmo ocorrerá com as videoconferências. É no que acredita Erika Linhares, 43 anos, pedagoga e executiva com experiência em comportamento e cultura organizacional.

“Sem dúvidas, as empresas mudarão após a pandemia. O home office é bastante promissor na questão de custo benefício. O profissional tem uma qualidade de vida melhor em casa, fica mais descansado e confortável, por isso, pode conseguir render mais para a empresa”, defende a sócia e gestora de carreira na consultoria B-Have. “Mas é preciso haver um balanceamento, intercalando trabalho presencial e a distância. A rotina comum poderá ser, por exemplo, de dois dias em home office e três no escritório, ou vice-versa”, sugere.

Distrações existem tanto na firma (como telefone tocando, colegas chamando, cafezinho…) quanto em casa (animais de estimação, televisão, conversas com familiares…), mas, no próprio lar, elas podem ficar mais evidentes se forem vistas por outros colaboradores. Para lidar com a perda do foco, o jeito é se acostumar e procurar alternativas. Claro, isso não vem do dia para a noite. “As pessoas não estavam preparadas para trabalhar em casa, foi algo que aconteceu de repente. Então, para conseguir evitar o problema da distração, é importante ter acordos familiares para não ser interrompido”, diz.

 “Para quem não tem uma companhia em casa, pode ser mais fácil manter a concentração, mas também é preciso regular o horário de trabalho. Caso a pessoa trabalhe demais, pode ficar sobrecarregada e estressada, e assim não irá render o máximo”, aponta Erika. Para ter uma reunião virtual produtiva, não é preciso de muito, e o planejamento pode ajudar. “Tudo se resume à preparação: os tópicos que serão abordados precisam ser definidos e enviados para os participantes com antecedência, tudo precisa ser bem pragmático, e o mediador tem que manter a reunião no rumo certo e não deixar ela se estender mais do que o necessário”, destaca. (CJ)

Mandamentos para destacar sua participação

Para além dos aspectos técnicos da transmissão em vídeo e da organização da reunião, Tathiane Deândhela, CEO de instituto que leva o sobrenome dela, tem dicas para quem deseja passar uma impressão positiva e se destacar em encontros virtuais. A especialista em marketing pela Fundação Getulio Vargas (FGV), em negociação pela Universidade Harvard e em liderança pelas Universidades de Atlanta e Ohio pondera que, mesmo sendo a saída mais prática para um período de quarentena, reuniões virtuais podem ser menos eficientes do que as presenciais, mas há maneiras de impedir que isso aconteça. Agora, é o momento de se adaptar. “Algumas pessoas começaram a utilizar o recurso de reuniões virtuais somente depois do início da quarentena”, diz. “Esta é uma experiência interativa totalmente nova, que requer adaptação de perspectivas, hábitos e táticas, mas que, indiscutivelmente, veio para ficar”, analisa. Para ajudar a potencializar a presença virtual em uma reunião, siga essas oito ações:

1. Olhe para a câmera e não para os outros participantes: o contato visual direto é uma forma de reforçar seu argumento. Em uma videoconferência, isso passa a impressão de que você está olhando para os olhos das pessoas. “No começo pode parecer estranho você falar e ouvir olhando para um buraquinho, mas desta forma você aumenta o impacto dos seus argumentos”, afirma.

2. Mantenha uma voz forte: usar uma voz firme e clara transmite autoridade, credibilidade e confiança. É um recurso utilizado nas apresentações presenciais que deve ser explorado também nas reuniões virtuais. “Manter a voz firme, com pausas pensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a não falar rápido demais e transmite mais veracidade no discurso”,explica a especialista.

3. Atente-se ao enquadramento da câmera: o enquadramento diante da câmera é extremamente importante na forma de apresentação em uma reunião virtual. “Quanto mais distante ou mais escuro você parecer, menos atraente será. Em uma videoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem dominar a tela e a iluminação do ambiente deve ser clara”,alerta Tathiane.

4. O “cenário” de fundo é muito importante: ambientes desorganizados fazem com que os comunicadores pareçam desorganizados também. “É muito importante encontrar um espaço em que o plano de fundo seja condizente com a imagem que você quer passar, refletindo seu profissionalismo. Opte por lugares claros e frescos, preferencialmente isolados. Mantenha o ambiente sempre organizado e limpo: mesmo estando em casa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer momento”, diz.

5. Esteja presente, atento e mantenha a formalidade: nas reuniões presenciais, todos costumam ter muita atenção ao grupo, principalmente em quem está falando. Nas reuniões virtuais, é fácil perder o foco e se distrair com outras coisas, perdendo informações importantes. “É importante estar ciente de quanto tempo e com que frequência você fala, se interrompe outras pessoas. O importante é considerar que você está no trabalho, apesar de estar em casa”, lembra.

6. Não desvie a atenção checando e-mails e mensagens no celular: a tentação é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte do tempo sendo um ouvinte. “Tentar ser multitarefa é perigoso porque você pode ser pego despreparado se fizer uma pergunta que já foi respondida ou se for solicitado a dar opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, tente atenção total na reunião e, para isso, feche outras janelas do computador, vire o telefone de cabeça para baixo e lembre-se de que você está sempre em evidência em frente à câmera”, alerta a especialista.

7. Distrações espontâneas: em uma reunião presencial, não existe a preocupação de interferências de crianças, animais de estimação ou campainha, armadilhas comuns das reuniões virtuais e que podem sabotar rapidamente a sua concentração. “Se crianças

ou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha a certeza de que os colegas vão achar graça. Portanto, não se preocupe ou fique constrangido com distrações espontâneas, mas vale lembrar que, se for uma reunião importante, organize alguém que os supervisione em outra sala, longe da tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessante

para eles”, sugere.

8. Use a janela de bate-papo como aliada: a janela de mensagens é uma plataforma de discussão, mas também um recurso excelente para reuniões de apresentação. “A ferramenta é muito útil para compartilhar referências, planilhas, relatórios ou estudos durante a reunião, além de ser uma forma educada de fazer perguntas ou fazer comentários quando outras pessoas estiverem falando, demonstrando que você está totalmente presente”, afirma.

7 passos importantes

Veja dicas para reuniões virtuais produtivas de Erika Linhares, pedagoga e sócia da consultoria B-Have:

1. Faça reuniões diárias rápidas. Por causa do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual, mas não é preciso se alongar. Faça reuniões objetivas de 30 minutos a uma hora; de preferência, pela manhã, para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muita gente falando

ao mesmo tempo.

2. Prepare a reunião antes de marcá-la. Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material “pré-reunião” explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções.

3. Defina a duração. Uma reunião produtiva deve durar, no máximo, uma hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do previsto, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas.

4. O mediador deve chegar com antecedência.O organizador deve entrar na sala virtual de reunião alguns minutos antes do horário previsto para o início, colocar a apresentação e checar se todos estão entrando. Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoas envolvidas.

5. Concentre-se no tema pré-estabelecido.O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a conversa do início ao fim e interromper pessoas, se necessário.

6. Escolha as pessoas certas. Convoque aquelas que são realmente necessárias para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

7. Toda reunião deve ter fechamento. É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois, é necessário enviar a ata. As decisões têm de estar documentadas para não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis de cada uma.

Videoconferências tornam-se comuns durante o trabalho na quarentena

Faça bonito na videochamada

 

» Nas últimas semanas, por causa do distanciamento social, reuniões corporativas têm sido feitas a distância, assim como treinamentos e entrevistas de emprego e televisão. Com experiência na produção de vídeos, a jornalista Maria Tereza Gomes, CEO da Jabuticaba Conteúdo, sabe que a imagem não é tudo: um conteúdo excelente sobrevive a uma estética ruim, mas uma excelente estética não salva um conteúdo ruim. Quando conteúdo e estética atuam em parceria,aí, sim, há um produto vencedor.

» “Tenho visto muitos especialistas com ótimo conteúdo, mas sem domínio da estética de gravação. Em videochamadas, a falta de cuidado com alguns detalhes pode impactar a reputação dos profissionais no mercado”, diz. Um vídeo corporativo em home office deve refletir a mesma imagem profissional que você transmite no contato presencial, dentro do escritório. Em outras palavras, o fato de um profissional estar na sala de casa não significa que poderá sentar-se de qualquer jeito ou que pode improvisar na reunião.

» “Não precisa colocar terno e gravata, mas é importante vestir-se e comportar-se como se o seu chefe estivesse sentado na sua frente”, complementa. Para ajudar profissionais, independentemente da área de atuação, a fazer bonito tanto na reunião da empresa quanto numa eventual entrevista por Skype, Zoom, Hangouts ou outro aplicativo, Tereza primeiro dá uma nota tranquilizadora: não é necessário investir em equipamentos caros. Você pode continuar tranquilamente se comunicando a partir do seu celular, tablet ou notebook.

Veja alguns cuidados importantes a adotar nesse tipo de contato:

Passo 1 — Iluminação

» Quanto mais iluminação, melhor, mas cuidado com excessos: a superexposição de luz diminui a sensibilidade dos sensores da câmera e prejudica a definição da imagem. Dê preferência à luz natural, pois é sempre mais simples e adequada do que a artificial (lustres e abajures). Mas tenha um cuidado especial com sombras. Fique sempre de frente para a luz. Quando a luz está posicionada atrás de uma pessoa, há uma situação chamada “contraluz”. É um efeito que faz com que o sensor da câmera do celular se ajuste à claridade e faça com que a pessoa fique escurecida. Ou seja, nunca fique de costas para a janela.

 

Passo 2 — Som

» Um som ruim é capaz de estragar uma videochamada. Além de ser desagradável para quem assiste, a qualidade do áudio é mais importante do que a da imagem, já que ele é o portador principal de conteúdo. Fuja de ambientes barulhentos, como vento, música ou animais domésticos. Feche portas e vidros de janelas. Avise que você não poderá ser interrompido. Desative notificações de mensagens e aplicativos. Se for um vídeo gravado de um celular, coloque-o em modo avião.

» Procure um ambiente que tenha pouco eco (retorno de som). Em geral, espaços maiores e com sofás, cortinas, almofadas e tapetes tendem a absorver melhor ondas sonoras. Já reparou que estúdios de gravação têm paredes forradas de materiais especiais?

É por essa razão. Evite o microfone do celular ou computador (built-in), pois ele capta o som de todo o ambiente, não apenas a sua voz.

Se possível, recorra a um microfone externo. O ideal é usar um direcional, sendo o de “lapela” o mais comum e discreto. Fones de ouvido também podem ser usados, embora tirem o ar profissional do vídeo.

 

Passo 3 — A imagem

» No caso de celular, coloque-o sempre na horizontal. Na vertical, a imagem ficará com tarjas pretas nas laterais quando alguém assiste ao vídeo em aparelho posicionado na horizontal (formato 16:9 ou widescreen). É importante, também, apoiá-lo em um local firme ou usar um tripé para que a imagem não fique trêmula. Um erro muito comum, tanto em fotos, quanto em vídeos, é as pessoas olharem para o centro do celular e não para a câmera. Para evitar isso, posicione a lente da câmera na altura dos seus olhos, assim seu rosto sairá sem testas ou com papadas em primeiro plano.

» A inclinação da câmera também é importante. Alinhe-a em paralelo ao seu corpo, para que apenas o que estiver atrás de você saia na imagem. Para saber se está correta, certifique-se que tetos e pisos não constam na imagem. Teste seu celular ou notebook antes de iniciar um vídeo, assim você dispensa o clássico “estão me ouvindo?” e “estão me vendo?” que só fazem todos os envolvidos perderem tempo. Pode parecer que não, mas esse é um cuidado que impacta sua imagem corporativa.

 

Passo 4 — Visual

» Evite ambientes que possam distrair sua audiência. Na dúvida, escolha uma parede fosca de cor neutra, com poucas informações. É bom o fundo usado ter conexão com a mensagem que se deseja transmitir. Se é um vídeo corporativo, o ideal é evitar ambientes informais, como parques públicos com pessoas correndo atrás. Note, por exemplo, que jornalistas de televisão que estão entrando ao vivo de suas casas dão preferência a fundos com livros.

» Lembre-se: o cenário também passa informação sobre você. Agora vamos à estrela principal: você. Sente-se em uma posição cômoda e escolha peças de roupa que não tenham o mesmo tom da parede. É importante que você se sinta confortável durante o vídeo e evite se movimentar sem necessidade. Para as mulheres, cuidado especial para que bijuterias não fiquem batendo no microfone.

 *Estagiário sob a supervisão da subeditora Ana Paula Lisboa

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  Alanah durante seu período de trabalho, utilizando uma blusa azul e fone de ouvido Foto: Arquivo Pessoal
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  Empresária Erika Linhares utilizando uma camisa branca, enquanto cruza os braços olhando para a câmera. Foto: Arquivo Pessoal
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  Tathiane com a mão no queixo enquanto sorri para a câmera utilizando uma blusa preta. Foto: Arquivo Pessoal
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  Imagem de um computador com uma videoconferência aberta. Ele está em cima de uma escrivaninha cinza Foto: Diana Reader/Esp. CB/D.A Press