Tecnologia

Digitalização de documentos pode gerar economia de até R$1,5 bilhão

Para especialista, migração do físico para o digital traz mais agilidade e segurança para as empresas

postado em 03/08/2017 16:39
Em um mundo cada vez mais digital, é raro recorrer a registros impressos para fazer pesquisas e confirmar informações. Ainda assim, muitas empresas insistem em viver na era analógica e manter cópias físicas de contratos e documentos importantes. Seja pela certificação, seja pela burocracia brasileira, que determina que alguns arquivos devem permanecer armazenados por um tempo, o gasto com o armazenamento de papeis pode chegar na casa dos milhares de reais.
[SAIBAMAIS]Empresas especializadas em guardar documentos costumam cobrar valores fixos por caixas ou pelo espaço alugado. Dependendo do número de arquivos que será armazenado, o gasto pode ser grande. Para o especialista em digitalização da Kodak Alaris, Paulo Fernandes, o investimento em práticas de digitalização pode gerar economias de até R$ 1,5 bilhão. ;Além de diminuir a quantidade de papel armazenado, você já não tem mais os gastos com a guarda física deste documento, que na maioria das vezes, vai para um galpão ou empresa especializada. A quantidade de informação é astronômica e este custo certamente deve pesar nos cofres públicos;, explicou.
Ele explica que além dos gastos reduzidos, os ganhos em operação e segurança são outros beneficíos da migração. ;Além da captura da informação, algumas digitalizadoras conseguem fazer a captura dos dados contidos ali. Elas contam ainda com reconhecimento de caracteres e fazem fotos que podem ser usadas em outros processos, como na indexação desses arquivos, por exemplo;, diz.
Mas como evitar que esses documentos sejam alvo do ataque de hackers? Paulo explica que determinadas impressoras e scanners possuem soluções de hardware e software só para defender os arquivos digitais. ;As digitalizações já saem com certificados digitais de segurança. Dá para limitar o acesso via biometria, por exemplo. Em alguns casos, quando um servidor acessa determinada informação pelo celular, ela fica armazenada na nuvem e não para no aparelho, já para evitar vazamentos. Tudo é configurado no servidor da empresa, já para garantir maior segurança."

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