Com o avanço da tecnologia, a comunicação no ambiente de trabalho se tornou mais complexa. Antes, a preocupação era sobre o que dizer pessoalmente ou por telefone. Com o tempo, o e-mail entrou na equação e, agora, plataformas de mensagens como Slack, Microsoft Teams e Google Chat são parte do cotidiano. Embora essas ferramentas ofereçam a imediaticidade de um texto, é importante lembrar que ainda são modos de comunicação profissionais.
Para ajudar a navegar por essas novas normas de etiqueta, especialistas em etiqueta empresarial, como Lizzie Post, oferecem orientações valiosas. A seguir, são apresentadas algumas práticas recomendadas para manter a comunicação profissional e eficaz nessas plataformas.
Como manter o foco nas conversas?
Assim como em uma reunião presencial, as conversas em canais de mensagens devem ser focadas no projeto ou tarefa em questão. Desviar a atenção do propósito principal pode ser considerado desrespeitoso para com os colegas e o trabalho em si. Portanto, é essencial manter a comunicação centrada no tópico.
Qual a importância de atualizar o status?
Gerenciar o status de disponibilidade é crucial para a comunicação eficaz. É importante que os usuários compreendam como seu status aparece para os outros e o mantenham atualizado. Da mesma forma, respeitar o status dos colegas ajuda a evitar interrupções desnecessárias e a entender quando é razoável esperar uma resposta.
Como criar canais de forma eficiente?
A criação de canais deve ser feita de maneira cuidadosa e clara. Evite incluir pessoas que não precisam estar envolvidas e rotule os canais de forma que o assunto e o propósito sejam facilmente identificáveis. Isso não só facilita a organização do trabalho, mas também ajuda a manter o foco e a eficiência.
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Por que mensagens curtas e objetivas são importantes?
Manter as mensagens curtas e diretas é essencial. Para conversas que exigem mais detalhes, use conferências, ligações telefônicas ou correio eletrônico. Mensagens extensas e desorganizadas podem ser difíceis de seguir e menos eficazes. Além disso, ao responder a tópicos de canal em outros espaços, certifique-se de retornar ao canal original para que a conversa não fique inacabada.
Como gerenciar o volume de comunicação?
Com o aumento do número de canais e conexões, gerenciar a comunicação pode se tornar desafiador. Utilize recursos como “salvar para mais tarde” para criar listas de lembretes de itens que precisam de atenção. Isso ajuda a garantir que nenhuma mensagem importante seja esquecida.
Por que manter a civilidade é essencial?
Manter um ambiente civil nos canais de comunicação é fundamental para um ambiente de trabalho saudável. Essas ferramentas conectam equipes distribuídas e remotas de maneiras incríveis. Trazer civilidade e cuidado para esses espaços é uma excelente maneira de apoiar ambientes de trabalho respeitosos e produtivos.
Quando a comunicação deve ser pública?
Mesmo que um canal tenha apenas duas pessoas, ele pode incluir outros no futuro ou ser referenciado em outros contextos. Ambientes que começam como privados podem, de repente, se tornar públicos. Dados pessoais, críticas construtivas ou informações sensíveis devem ser compartilhados em ambientes restritos e discretos.
