Organizar o local de trabalho ; e mantê-lo dessa forma ; economiza tempo, previne imprevistos e perda de documentos, garante melhor imagem profissional, aumenta a produtividade e ajuda a ter foco ao realizar tarefas. Para começar bem 2014, fazer uma faxina na mesa do escritório é uma boa pedida. Nessa hora, é importante ter critério e não apenas manter o espaço aparentemente arrumado. Especialistas explicam que o ideal é sistematizar documentos e objetos para saber exatamente onde cada coisa está e como encontrá-las quando for necessário.
Daniela Vasconcelos, 33 anos, sócia da Guinada Produções Artísticas, resolveu dar fim à bagunça do espaço e contratou uma consultoria. ;Agora, começarei o ano de outro jeito. Vou achar tudo o que precisar com facilidade;, comemora. Ela trabalha com outras três pessoas, mas, mesmo com um quadro reduzido, a equipe não conseguia manter o espaço em ordem. ;O armário estava uma zona, nada tinha lugar específico. Em cima da minha mesa, ficavam projetos, canecas, agendas; Quase não cabia o computador, de tanta coisa. Para achar um número de telefone, um contrato ou outro documento, já cheguei a levar uma tarde inteira. Às vezes, não encontrava nem caneta;, lembra.
Essa, porém, não é a primeira limpeza geral realizada na empresa. ;Às vezes, a gente tira um dia para arrumar tudo, mas não dura muito;, relata Daniela. A consultora Gabriela Brasil, que ajudou a empresária a organizar o espaço, explica que não basta fazer uma faxina: o segredo para manter a ordem está em transformar a sistematização em atividade rotineira. ;É um hábito a ser adquirido, aos poucos, como o de praticar exercícios físicos;, exemplifica.
Um bom ambiente de trabalho não precisa ser bonito. ;Não é questão de decoração, tudo se resume à praticidade: é preciso achar as coisas de maneira rápida;, afirma a consultora. Aumentar a produtividade e a qualidade e obter eficiência são algumas das vantagens. ;Bagunça traz atrasos, estresse e desgaste, porque, num ambiente desorganizado, perde-se, em média, 40 minutos por dia, procurando um documento ou um objeto. É muito tempo desperdiçado;, avalia. A organização do local de trabalho funciona, inclusive, como cartão de visita. ;Uma mesa organizada é mais vistosa e dá credibilidade, enquanto a imagem de um ambiente caótico é muito ruim para o profissional, pois parece que é uma pessoa perdida.;
Sem perder tempo
Mônica Valentim trabalha no departamento de marketing do Comitê Paralímpico Brasileiro e sabe da importância da organização para se sair bem na área. Em meio à rotina agitada, ela não pode perder tempo procurando informações e precisa saber onde tudo está. ;Gerencio as carreiras de 50 atletas. Separo cadastros, contratos e documentos de cada um em pastas. Viajo muito e, quando preciso de algo, ligo para alguém e sei dizer onde está qualquer arquivo;, detalha. O espaço de trabalho de Mônica é exemplar. ;Sou extremamente organizada, as pessoas até tiram sarro de mim. Na minha baia, guardo tudo em pastas e gavetas. Em cima da mesa, só ficam computador, telefone, calendário e uma caixa de entrada e de saída para documentos pendentes;, conta. A jovem mantém uma agenda profissional e uma pessoal e não esquece nenhum compromisso. ;É inaceitável esquecer uma reunião ou uma demanda. Não gosto de confiar na memória, por isso, usar a agenda é muito importante.;
Nem todos têm a tendência natural de Mônica, mas a personal organizer Adriana Feitosa garante que é possível adquirir essa habilidade. ;É só ter boa vontade. É como uma dieta, é difícil se acostumar, mas os resultados dão ânimo para continuar;, afirma. Adriana alerta que o importante é o ambiente estar organizado, e não apenas arrumado. ;Parece que é a mesma coisa, mas não é. A diferença está na praticidade. Num local arrumado, você guarda os objetos sem critério. A organização tem critérios: tudo fica disposto de forma que você encontre com facilidade;, explica.
O analista de suporte Ramon Rodrigues, 24 anos, é a prova de que dá para se tornar uma pessoa organizada. Até a adolescência, ele não se importava em deixar cadernos, uniformes e outros itens jogados no quarto. Quando começou a trabalhar, mudou de atitude. Com determinação, adotou o hábito em casa, no trabalho, na vida pessoal e até na financeira. ;Bagunça me incomoda e atrai más energias. Um ambiente organizado é muito mais agradável para trabalhar.; Na área de programação em que atua, organização digital é muito importante. ;Tenho pastas separadas para arquivos pessoais e de trabalho. Deixo mais visíveis os aplicativos mais usados. No meu e-mail, crio subpastas e categorias e otimizo minha atividade;, diz.
Home office
Quem trabalha em casa também precisa se preocupar com a organização do espaço e sistematizá-lo. ;O home office não rende se a pessoa não for organizada. É preciso criar um ambiente prático e ter horário de trabalho fixo, mesmo para atuar no próprio lar;, destaca a consultora Gabriela Brasil. Filipe Fernandes, 25 anos, trabalha como designer em casa e tem motivos de sobra para não deixar a bagunça tomar conta do ambiente em que ele passa a maior parte do tempo. ;Fico desesperado e não consigo me concentrar em locais bagunçados. Em cima da mesa, fica só o que uso o tempo todo: computador e agenda. Além disso, um quadro branco ajuda a dividir minhas atividades ao longo do tempo.;
Tudo no lugar certo
; A mesa deve estar o mais limpa possível e não abarrotada de papéis, enfeites e fotos. Além de computador e telefone, deixe lá o que precisa ter sempre à mão, como agenda e calendário.
; Todos os papéis devem estar categorizados, separados em pastas. Outros objetos devem ter local definido. Assim que terminar de usar, devolva para onde estava.
; Organize e identifique tudo de forma que qualquer pessoa possa encontrar, caso você esteja de atestado médico e precise resolver uma pendência, por exemplo.
; Evite a papelada. Quanto mais documentos puderem ser mantidos no computador e não no papel, melhor.
; Num quadro magnético ou painel, mantenha visível uma lista com telefones úteis e um panorama de atividades a fazer.
Fontes: Adriana Feitosa e Gabriela Brasil.
Três perguntas para
Ivo Corradi, consultor em organização no trabalho
Por que é importante manter o local de trabalho organizado?
Esse é o ambiente onde você passa boa parte do tempo. É importante ter um lugar em que se sinta tranquilo e não fique olhando para um monte de coisas sem saber o que fazer. Quando você se depara com uma montanha de papéis ou de arquivos eletrônicos, perde tempo procurando o trabalho.
Como você sugere que os documentos sejam classificados?
Separe os arquivos entre as categorias ;trabalho;, ;consulta; e ;delegar;. Na primeira, entra tudo o que exige ação. Na segunda, estão materiais que contêm informações importantes. Na terceira, o que você coordena e precisa delegar a outras pessoas. O que não tiver mais uso, vai para o lixo. É claro que você pode ainda criar subcategorias. Mantenha à sua frente apenas o que exige providências para aquele dia ou aquela semana. Material de consulta pode ficar numa gaveta. Assim, você vai se sentir aliviado ao perceber que não tem tanto para fazer como imaginava.
Como os arquivos físicos e eletrônicos podem ser dispostos?
No sistema papel, o mais eficiente é ter uma pasta suspensa com índice visível porque é possível visualizar todas as etiquetas e saber onde tudo está. Para separar e-mails, crie pastas ou marcadores, selecione para onde eles devem ir assim que chegam, não deixe que se acumulem na caixa de entrada. Você gasta um tempinho para separar as mensagens eletrônicas, mas é menos tempo do que se tiver que procurar os e-mails cada vez que precisar.