Digitalização de documentos pode gerar economia de até R$1,5 bilhão

Para especialista, migração do físico para o digital traz mais agilidade e segurança para as empresas

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postado em 03/08/2017 16:39 / atualizado em 07/08/2017 14:39

Em um mundo cada vez mais digital, é raro recorrer a registros impressos para fazer pesquisas e confirmar informações. Ainda assim, muitas empresas insistem em viver na era analógica e manter cópias físicas de contratos e documentos importantes. Seja pela certificação, seja pela burocracia brasileira, que determina que alguns arquivos devem permanecer armazenados por um tempo, o gasto com o armazenamento de papeis pode chegar na casa dos milhares de reais. 
 
Empresas especializadas em guardar documentos costumam cobrar valores fixos por caixas ou pelo espaço alugado. Dependendo do número de arquivos que será armazenado, o gasto pode ser grande. Para o especialista em digitalização da Kodak Alaris, Paulo Fernandes, o investimento em práticas de digitalização pode gerar economias de até R$ 1,5 bilhão. “Além de diminuir a quantidade de papel armazenado, você já não tem mais os gastos com a guarda física deste documento, que na maioria das vezes, vai para um galpão ou empresa especializada. A quantidade de informação é astronômica e este custo certamente deve pesar nos cofres públicos”, explicou. 
 
Ele explica que além dos gastos reduzidos, os ganhos em operação e segurança são outros beneficíos da migração. “Além da captura da informação, algumas digitalizadoras conseguem fazer a captura dos dados contidos ali. Elas contam ainda com reconhecimento de caracteres e fazem fotos que podem ser usadas em outros processos, como na indexação desses arquivos, por exemplo”, diz. 
 
Mas como evitar que esses documentos sejam alvo do ataque de hackers? Paulo explica que determinadas impressoras e scanners possuem soluções de hardware e software só para defender os arquivos digitais. “As digitalizações já saem com certificados digitais de segurança. Dá para limitar o acesso via biometria, por exemplo. Em alguns casos, quando um servidor acessa determinada informação pelo celular, ela fica armazenada na nuvem e não para no aparelho, já para evitar vazamentos.  Tudo é configurado no servidor da empresa, já para garantir maior segurança." 
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