Em busca do equilíbrio: como a contabilidade online está transformando a vida de pequenos empresários brasileiros
Na garagem de sua casa em Campinas, Renata Silveira, 42, administra com destreza sua loja virtual de acessórios artesanais. Entre tecidos, contas coloridas e caixas de encomendas, ela manuseia o notebook onde seu negócio ganha forma. Mas nem sempre foi assim. "Há três anos, eu passava noites em claro organizando recibos em pastas de plástico e tentando entender planilhas enormes", confessa, enquanto toma um gole de café já frio.
A realidade de Renata mudou quando descobriu a contabilidade online. "No começo, fiquei receosa. Sempre achei que contabilidade precisava de um escritório físico, daqueles com pilhas de documentos e carimbos", conta rindo. "Mas hoje não consigo imaginar como funcionava antes."
O que parecia uma solução exclusiva para startups e empresas mais jovens tem conquistado empreendedores de diferentes segmentos e idades. De acordo com levantamento do Sebrae realizado no último semestre, aproximadamente 58% dos pequenos negócios brasileiros já utilizam algum serviço de contabilidade digital, número que representa um crescimento de 27% em relação ao ano anterior.
A vida antes e depois dos papéis
O contador Wilson Mendes, 55, que atua no mercado há mais de três décadas, testemunhou essa transição. "Quando comecei, tínhamos salas inteiras só para arquivos. Era tudo manual, calculadora e muito papel." Em sua sala no centro de São Paulo, Wilson mostra orgulhoso o único armário de documentos que mantém hoje, mais por nostalgia que por necessidade. "O resto está tudo nas nuvens", completa, apontando para o computador.
Mas nem todos embarcaram de imediato. Antônio Ferreira, proprietário de uma padaria tradicional na zona norte do Rio de Janeiro, resistiu o quanto pôde. "Sou da antiga, gosto de ver as coisas, tocar os documentos", justifica. Foi seu filho, estudante de administração, quem insistiu na mudança. "Um dia ele sentou comigo e mostrou quanto tempo e dinheiro estávamos perdendo. Os números não mentem."
Para Paula Ribeiro, analista financeira e pesquisadora da FGV, a tecnologia trouxe transparência e acesso. "Não é apenas sobre digitalizar papéis, mas democratizar conhecimento. O pequeno empresário agora consegue entender sua situação fiscal sem precisar de tradutor."
Números que contam histórias
"Tive problemas seríssimos com o Leão no passado porque simplesmente não entendia as obrigações fiscais do meu negócio", relata Jorge Santana, dono de uma oficina mecânica em Belo Horizonte. "A primeira vez que vi um dashboard mostrando exatamente onde estávamos com impostos em dia ou atrasados, quase chorei."
O caso de Jorge não é isolado. Dados da Receita Federal apontam que o índice de irregularidades fiscais entre microempresas diminuiu 23% nos últimos dois anos, período que coincide com a expansão dos serviços contábeis digitais no país.
Em Salvador, a confeiteira Maria Conceição, 63, nunca imaginou que um dia entenderia de contabilidade. "Meu negócio cresceu nas redes sociais durante a pandemia, quando comecei a vender bolos para complementar a aposentadoria." Com ajuda da neta, descobriu uma plataforma de contabilidade online com mensalidade que cabia em seu orçamento. "Hoje sei quanto ganho de verdade em cada bolo, quanto vai para insumos, para impostos."
Os bastidores da revolução silenciosa
A transição para o digital não aconteceu sem percalços. Fernando Torres, presidente da Hash Contabilidade Digital, reconhece que existem desafios importantes. "Temos uma legislação tributária complexa que muda constantemente. Não basta digitalizar processos, é preciso atualizar os sistemas rapidamente."
Torres também aponta a questão da segurança de dados como prioritária. "Lidamos com informações sensíveis. Uma única falha pode comprometer a confiança no setor inteiro."
Outro ponto delicado é a capacitação. Em Recife, o projeto "Contabilidade para Todos" oferece oficinas gratuitas para microempreendedores de comunidades periféricas. "Muita gente ainda não tem familiaridade com ferramentas digitais básicas", explica Mariana Costa, coordenadora da iniciativa. "Ensinamos desde como criar um e-mail profissional até como interpretar relatórios financeiros."
A resistência cultural também aparece nas conversas com profissionais mais experientes do setor. "Alguns colegas encaram a tecnologia como ameaça ao emprego, mas é justamente o contrário", defende Cláudia Martins, contadora com 28 anos de profissão. "A máquina faz o trabalho mecânico, e sobra tempo para análises estratégicas, que é onde realmente podemos fazer diferença na vida do cliente."
Em seu escritório híbrido em Florianópolis, Cláudia exemplifica como a tecnologia mudou sua rotina. "Antes eu passava horas lançando notas fiscais. Hoje esse processo é automatizado, e posso dedicar mais tempo para orientar meus clientes sobre planejamento tributário ou expansão de negócios."
O movimento parece irreversível, mas ainda há um longo caminho pela frente. Segundo especialistas, a verdadeira revolução acontecerá quando a contabilidade deixar de ser vista apenas como obrigação fiscal e passar a ser encarada como ferramenta estratégica.
Para Renata, a artesã de Campinas, essa mudança já aconteceu. "Agora consigo ver o meu negócio em números, entender para onde estou indo." Enquanto organiza um novo lote de encomendas, ela sorri e conclui: "Não é só sobre pagar menos impostos. É sobre dormir tranquila sabendo que estou no controle."