Transformação digital – Dezenove hotéis do país começaram a testar o novo modelo digital da conhecida e analógica Ficha Nacional de Registro de Hóspede (FNRH) até hoje utilizada em versão impressa por força da legislação brasileira, mas já substituída a tempos em outros países por soluções muito mais adequadas à modernidade. Com a tecnologia em teste, os clientes que chegam para preencher seus dados no check-in já podem acessar a versão eletrônica da ficha, reduzindo consideravelmente o tempo de espera dos hóspedes.
Importante ressaltar que ao contrário do que este ou aquele cliente possa argumentar, é absolutamente obrigatório por força de lei o preenchimento dos dados de quem se hospeda em todos os campos do modelo padrão da ficha. A inovação também melhora a segurança e permite um gerenciamento mais eficiente dos dados turísticos, fundamentais para traçar estratégias comerciais, além de simplificar e acelerar o envio das informações exigidas pela Lei Geral do Turismo sempre também em consonância com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Como funcionará a ficha digital?
O objetivo dessa primeira etapa do projeto é avaliar as novas funcionalidades da Ficha Nacional de Registro de Hóspede e corrigir quaisquer dissonâncias detectadas. Os hotéis selecionados foram indicados pelas entidades que compõe o Conselho Nacional de Turismo (CNT) e a meta é implantar a versão digital da FNRH em toda rede hoteleira do Brasil até 2025.
A ficha digital funcionará de forma integrada com plataformas de gestão hoteleira (PMS) e outras ferramentas digitais, permitindo a geração de dados mais robustos, auxiliando na análise de tendências e comportamentos e apoiando a tomada de decisões estratégicas para o setor transformando-se assim em um CRM (Customer Relationship Management) fantástico para os gestores. “A FNRH Digital foi projetada para suportar um grande volume de acessos simultâneos, garantindo um desempenho estável e eficiente, mesmo durante os picos. Esse sistema robusto e escalável está preparado para acompanhar o crescimento esperado do turismo”, explicou o diretor presidente do Serpro, Alexandre Amorim.
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O hotel Mercure Brasília Líder, da rede Accor, inaugurado em 2001 foi o primeiro a se tornar apto a testar o piloto da nova tecnologia. “A digitalização da Ficha representa um avanço significativo para o setor hoteleiro brasileiro. Com essa tecnologia, conseguimos otimizar e agilizar o processo de check-in, melhorar a segurança dos dados e oferecer uma experiência mais fluida para nossos hóspedes. Esta inovação traz ganhos em eficiência, segurança e na modernização necessária ao setor, permitindo que menos tempo seja dedicado à burocracia operacional e mais tempo à experiência do hóspede e à personalização do atendimento”, avalia Marcelo Salomão, vice-presidente sênior de Tecnologia da Accor Américas.
A transformação digital traz muitos benefícios
Com a crescente sistematização digital, a hotelaria obterá uma economia significativa de papel e custos de impressão. A tecnologia vai ajudar a promover a sustentabilidade e reduzir despesas operacionais, alinhando-se às tendências “eco-friendly” cada vez mais valorizadas pelo mercado e pilar essencial da ESG.
Através da Ficha Digital e Web Check-in, o processo de registro de hóspedes é simplificado e o tempo de espera na recepção reduzido drasticamente aumentando a eficiência percebida dos hóspedes em relação aos colaboradores.
Além disso, as ferramentas ajudarão no combate às fraudes hoje tão comuns nas mais diversas áreas que se transformaram em um pesadelo para todos que atuam na hospitalidade.
Alguns dos benefícios da nova solução:
Melhoria da Experiência do Hóspede: Experiência positiva desde o momento da chegada dos hóspedes através de processos mais rápidos, modernos e eficientes.
Maior Controle de Dados: Digitalização das informações dos hóspedes evitando erros de registro e perda de dados, tornando o gerenciamento mais eficaz e ágil. Armazenamento em nuvem evitando assim práticas lesivas por vazamento de dados pessoais.
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Redução de Custo Operacional: Otimização do processo de check-in e check-out, economia em custos operacionais, como uso de papel e necessidade de pessoal adicional.
Redução de Filas: Eliminação das longas esperas na recepção, aprimorando significativamente a satisfação dos clientes através de “express check-ins” e “check-outs”.
Integração com PMS: Garantia que as soluções estão integradas ao sistema de gerenciamento de dados do hotel tornando a operação cada vez mais amigável.
A ficha digital é uma ferramenta para hotéis que substitui formulários em papel por um processo digital, permitindo que hóspedes forneçam informações como identificação e de todas as suas preferências através de dispositivos móveis ou computadores muito antes da sua chegada ao hotel.
”Não se gerencia o que não se mede. O que não pode ser medido não poderá ser melhorado”
Maarten Van Sluys (Consultor Estratégico em Hotelaria – MVS Consultoria)
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