Em 2025, o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) e a Receita Federal introduziram mudanças significativas nas regras de armazenamento de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). O Ajuste SINIEF nº 2/2025 estabelece que a partir de 1º de maio de 2025, todos os documentos fiscais eletrônicos devem ser mantidos exclusivamente em formato digital por um período mínimo de 132 meses, ou seja, 11 anos. Essa nova diretriz substitui o prazo anterior de 5 anos, ampliando significativamente o tempo de guarda dos documentos.
Os documentos abrangidos por essa mudança incluem a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS), Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e), Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), Nota Fiscal de Energia Elétrica (NF3e), Guia de Transporte de Valores Eletrônico (GTV-e), Declaração de Conteúdo Eletrônico (DC-e) e Nota Fiscal de Serviços de Comunicação (NFCom). A exigência de armazenamento digital visa garantir a integridade e acessibilidade dos documentos durante todo o período estipulado.
Como armazenar os documentos fiscais eletrônicos?
Os estados e o Distrito Federal têm a autonomia para regulamentar os meios tecnológicos adequados para a guarda dos documentos fiscais, desde que respeitem o prazo mínimo de 132 meses. As opções incluem armazenamento em nuvem, servidores físicos, HDs externos e sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). É crucial que os arquivos permaneçam acessíveis e íntegros durante todo o período, incluindo dados relacionados a eventos fiscais como cancelamentos e inutilizações.
O descumprimento dessas novas regras pode resultar em multas e sanções fiscais. Em caso de fiscalização, a ausência dos documentos exigidos pode acarretar penalidades significativas para as empresas. Portanto, é essencial que as empresas se adaptem às novas exigências para evitar complicações legais.
Quais são as implicações jurídicas das novas regras?
Embora o prazo de armazenamento dos XMLs tenha sido estendido para 11 anos, o prazo de 5 anos para a constituição do crédito tributário, conforme o artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional (CTN), permanece inalterado. Isso significa que, exceto em casos de dolo, fraude ou simulação, o Fisco tem até 5 anos para constituir o crédito tributário, independentemente da obrigação acessória estabelecida pelo Ajuste SINIEF.
Assim, os contribuintes devem manter os documentos pelo período exigido de 132 meses, mas o poder de autuação do Fisco continua limitado pelo prazo legal de 5 anos. Essa distinção é importante para que as empresas compreendam suas obrigações e os limites das ações fiscais.
Leia Também
O impacto das novas regras para as empresas
As novas diretrizes para o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos representam um desafio e uma oportunidade para as empresas. Por um lado, o aumento do prazo de armazenamento exige que as empresas invistam em soluções tecnológicas robustas para garantir a conformidade. Por outro lado, a digitalização e o armazenamento seguro dos documentos podem melhorar a eficiência operacional e a transparência fiscal.
As empresas devem avaliar suas infraestruturas tecnológicas e considerar a implementação de sistemas de armazenamento que atendam às novas exigências. Além disso, é crucial que as empresas mantenham-se atualizadas sobre as regulamentações estaduais específicas que podem afetar a forma como os documentos são armazenados e geridos.